Информационное обеспечение технологического развития банка

Буркин Максим Игоревич,Трошин Дмитрий Станиславович Банковские технологии №08 (2004 г.)

Качественная стандартизация деятельности организации является одним из требований международных стандартов. Таким образом, важность и необходимость информационного обеспечения банковских технологий путем разработки внутренних нормативных документов очевидна.
Одной из важнейших задач при осуществлении процесса технологического развития банка является задача информационного обеспечения банковских технологий. Под информационным обеспечением технологического развития мы будем, в первую очередь, подразумевать разработку внутрибанковских нормативных документов, призванных определять и регламентировать различные аспекты функционирования внедренной (внедряемой) технологии.
Дело в том, что любая модернизация, а тем более внедрение новой технологии, будь то процессы «производства» нового банковского продукта или методы управления, неизбежно влечет за собой изменения в организации труда затрагиваемых исполнителей, в способах их взаимодействия, в распределении обязанностей и обязательств и т. п. Это обстоятельство, принимая во внимание высокую степень финансовой ответственности в банковской сфере, позволяет утверждать, что четкое описание принципов бизнес-процесса, действий работников и определение рамок их компетенции, т. е. создание внутренних нормативных документов, является обязательной и чрезвычайно важной частью технологического обеспечения функционирования банка.
Кроме того, разработка внутрикорпоративных нормативных документов позволит также достичь следующих преимуществ:
• создаются условия для реализации управленческих функций — планирования и контроля. Качественно разработанные нормативные документы позволяют не только указать последовательность и содержание действий, но и определить необходимые для осуществления этих действий ресурсы. Помимо этого они определяют требования к результатам деятельности, т. е. формируют «базу» для сравнения фактических и плановых показателей;
• рационализируется деятельность служб банка (снижается трудоемкость). Этот результат появления документа, регламентирующего определенный вид деятельности, обусловлен тем, что на выполнение стандартных, повторяющихся (периодических) работ человек тратит в несколько раз меньше времени, чем на принятие решений в нестандартных ситуациях;
• снижаются требования к квалификации исполнителей. По той же причине, что мы привели в описании предыдущего преимущества, требования к уровню подготовки работника, его опыту и творческим способностям существенно снижаются;
• обеспечивается безопасность ведения бизнеса. Как правила дорожного движения или инструкция по управлению самолетом предназначены прежде всего для обеспечения безопасности людей, так и банковские нормативные документы позволяют повысить безопасность бизнеса путем снижения рисков осуществления работниками неправильных действий, могущих повлечь за собой различные потери;
• снижаются затраты на управление, руководство разгружается и получает возможность заниматься вопросами стратегического планирования. Как известно, сложность управления бизнесом в современных условиях постоянно растет, увеличивается и доля затрат на поддержание аппарата управления. Разработка внутренних стандартов позволяет снизить трудозатраты топ-менеджмента на непосредственное управление бизнес-процессами;
• создаются предпосылки для реализации проектов автоматизации. С повышением возможностей компьютерной техники в последнее время растет количество технологических процессов, которые можно автоматизировать, и по всем признакам эта тенденция будет сохраняться. Применение при разработке нормативных документов системного и алгоритмического подходов существенно упростит дальнейшую автоматизацию технологий.
Нельзя также забывать, что качественная стандартизация деятельности организации является одним из требований международных стандартов. Таким образом, важность и необходимость информационного обеспечения банковских технологий путем разработки внутренних нормативных документов очевидна.
Рассмотрим основные принципы, которыми, с нашей точки зрения, необходимо руководствоваться при разработке внутрибанковских документов.
Основным, главным принципом является использование в создании нормативных документов системного подхода. Это позволит:
• сформировать целостную, непротиворечивую нормативную базу банка. К сожалению, в большинстве российских банков, при отсутствии культуры создания корпоративных стандартов, задачи регламентации отдельных видов деятельности решаются зачастую только в момент необходимости решения локальной проблемы. Кроме того, периодически издаются многочисленные распорядительные документы (приказы, распоряжения, предписания и т. п.), которые появляются хаотично, разрабатываются для решения проблем отдельных подразделений и не находят отражения в основных нормативных документах. Это все больше затрудняет работу исполнителей, автоматизаторов и руководства. Осуществляя же принцип системного похода «от общего к частному», последовательно разрабатывая основополагающие документы, а затем все глубже детализируя описание процессов, можно получить и поддерживать единое нормативное поле банка;
• обеспечить подготовку документов для всех участвующих в бизнес-процессе сторон. Как любая система может рассматриваться с разных точек зрения (в терминах системного анализа viewpoint), так и нормативный документ должен быть разработан с различных позиций. Это подразумевает создание инструктивных материалов для непосредственных исполнителей и руководителей различных уровней; документов, описывающих основные параметры процесса (объект, субъекты, последовательность действий, используемые ссылки и т. д.), для специалистов служб автоматизации и технологов, а также рекламных, инструктивных документов для клиентов;
• оптимизировать существующие бизнес-процессы. Осуществление последовательной, системной разработки нормативов и стандартов обеспечит целостное восприятие деятельности как банка в целом, так и отдельных направлений его деятельности. Видение общей картины функционирования организации позволит определить «узкие места» в осуществлении операций, распределении обязанностей и ответственности. Это, в свою очередь, поможет сформулировать предложения по повышению качества деятельности в банке;
• обеспечить основу для эффективной автоматизации. Как мы уже отмечали выше, логично изложенный нормативный документ облегчает алгоритмизацию процессов. Кроме этого, создание единого комплекса нормативных документов существенно упростит решение задач построения эффективной автоматизированной банковской системы, интеграции различных программных модулей. Причем это касается как операционно-учетных систем, так и систем управленческого и аналитического характера.
В качестве других принципов создания нормативной базы организации можно указать разумное сочетание краткости и ясности изложения материала, использования единого стиля изложения и оформления, единообразного конструирования текстовых фрагментов, обязательного использования ссылок на документы более высокого уровня, а также на государственные правовые акты.
Предложим теперь механизм определения набора документов, которые подлежат созданию или изменению при внедрении новой технологии, отвечающий принципам системного проектирования. Для этого, с нашей точки зрения, целесообразно использовать так называемый процессный подход, который заключается в представлении рассматриваемой области деятельности организации в виде перечня постоянно воспроизводящихся процессов, а также определении участников (исполнителей) этих процессов. Процессы и исполнители при этом представляются в виде иерархического дерева, декомпозирующего процессы на подпроцессы, а структурные подразделения банка на непосредственных исполнителей соответственно. Причем, конечно, количество уровней декомпозиции в случае необходимости может быть достаточно большим, но обязано оставаться в рамках здравого смысла, так как излишняя детализированность может затруднить качественное описание проблемы.
Сопоставив иерархию исполнителей и иерархию процессов, можно построить матрицу ответственности «процессы—исполнители» (см. рис.). Вертикальный срез этой матрицы отображает описание процесса или процедуры (деятельности или работы), а горизонтальный — рамки компетенции и ответственности непосредственных исполнителей, а также структурных подразделений.
Таким образом, можно выделить несколько видов внутренних документов, которые подлежат созданию или изменению при внедрении новой технологии. Это документы, устанавливающие порядок работы непосредственных участников, — назовем их «документы для исполнителей», а также документы, описывающие функциональность собственно бизнес-процедуры или целиком бизнес-процесса — технологические документы. Кроме того, необходимо также указать третий вид документов — документы общего характера, устанавливающие требования и стандарты, не относящиеся к определенному виду деятельности.
Приведем типы документов и их характеристики в соответствии с определенными видами (см. табл.).
Должностная инструкция — документ, устанавливающий подробные правила и последовательность действий одного работника. В инструкции также можно указывать правила использования других нормативных документов. Инструкция должна наиболее полно отражать все возможные действия работника и сводить к минимуму необходимость использования других источников информации. Кроме того, по нашему мнению, это должен быть единый документ для каждого сотрудника. Практика разработки отдельных инструкций для каждого нового вида деятельности, применяемая в большинстве банков, приводит к усложнению и нарушению целостности нормативной базы.
Положение о подразделении определяет задачи, функции, структуру, полномочия, ответственность и общую организацию работы подразделения. Причем это относится как к структурным, так и к внеструктурным подразделениям — комитетам, рабочим группам, комиссиям и т. п. Оно является документом более высокого уровня по отношению к должностным инструкциям работников.
Методика служит для дополнительных разъяснений по выполнению тех или иных банковских операций; может содержать алгоритмы и формулы для расчета различных значений, используемых в банковских продуктах, при анализе и прогнозировании финансовых и других показателей.
Регламент — нормативный документ, содержащий комплексное описание осуществления того или иного вида деятельности, бизнес-процесса. Он включает как последовательное, поэтапное изложение действий отдельных работников, так и способы их взаимодействия, временн€ые ограничения на выполнение этапов, структуру документооборота. В тексте регламента должны присутствовать и описания общих принципов деятельности. Регламент отражает текущую ситуацию, в которой реализуется процесс: существующую организационную структуру, используемые автоматизированные системы, состав и квалификацию персонала и т. п. В некоторых банках используется также «порядок», который отличается от регламента лишь степенью детализации описания процесса.
Технологическая схема (модель) — обычно краткий, изложенный специальным языком документ, иллюстрирующий основные принципы взаимодействия исполнителей и подразделений, порядок документооборота, информационных потоков и т. п.; помимо текстового материала содержит наглядные схемы и графики. Такие документы предназначены прежде всего для осуществления системного анализа бизнес-процессов.
План внедрения — сугубо временный нормативный документ, устанавливающий последовательность достижения какого-либо результата в привязке ко времени и исполнителям. В принципе он не является документом, образующим нормативное поле банка, но так как при его разработке можно в полной мере использовать принципы процессного подхода, а также в связи с тем, что нами рассматривается задача внедрения новых технологий, мы посчитали необходимым его привести.
Классификатор — документ, устанавливающий набор и структуру (классификацию) различных параметров, используемых в деятельности банка. Может указывать их кодификацию, области допустимых значений, условия существования и т. п.
Стандарт — внутрикорпоративный документ, устанавливающий общие требования к осуществлению отдельных видов деятельности в рамках банка: разработке документов, выполнению операций, идентификации операций и т. п. Предназначен для унификации банковской деятельности.
Перечень — документ, определяющий набор и характеристики объектов и/или субъектов определенного вида деятельности. Чаще всего он применяется для перечисления и описания используемых форм документов, номенклатуры оказываемых услуг.
Мы считаем, что вышеперечисленных документов, с условием их качественной разработки, вполне достаточно для формирования единой и эффективной нормативной базы банка.
И в заключение остановимся на одном, на наш взгляд, немаловажном аспекте — непосредственной реализации процесса нормативного обеспечения деятельности банка. Конечно, разработку внутренних документов можно поручить специалистам подразделений, компетенцию которых они затрагивают. Можно создавать рабочие группы для разработки документов, влияющих на деятельность различных подразделений. Однако такой подход не сможет обеспечить системность и комплексность разработки нормативной базы, важность чего мы показали выше. Нашим глубоким убеждением является то, что решать такие задачи обязано отдельное банковское подразделение (назовем его службой банковских технологий), специалисты которого обладают:
• системным и аналитическим мышлением;
• общим пониманием принципов функционирования банка;
• опытом работы в различных сферах банковской деятельности;
• знанием основных направлений и тенденций развития банковских технологий;
• умением использовать методы моделирования и оптимизации бизнес-процессов;
• культурой изложения мыслей и умением делать обобщения и выводы;
• элементарной грамотностью.
В функции службы банковских технологий должно входить как непосредственное создание документов, так и координирующее и методическое руководство их разработки другими подразделениями. Помимо информационного обеспечения технологий доступная информация и квалификация специалистов этого подразделения позволит им также эффективно решать задачи технологического развития банка, обеспечивать оптимальное взаимодействие различных структур организации, повышать эффективность бизнес-процессов. Недооценка необходимости этих видов деятельности, так же как и роли в них службы банковских технологий, окажет существенное негативное влияние на эффективность деятельности банка в целом.

Буркин Максим Игоревич — к. т. н, сотрудник Тульского отделения № 8604 Сбербанка России;
Трошин Дмитрий Станиславович — сотрудник Среднерусского банка Сбербанка России.