Аутсорсинг и управление ИТ

Елена Зеленина, Открытые системы №07-08/2005:: Менеджмент ИТ

Организация ИТ-аутсорсинга и оптимизация управления ИТ-услугами сегодня одинаково актуальны. С их основными идеями отечественные ИТ-специалисты познакомились не только в теории, но и на практике. Как следствие, все больше и больше руководителей задаются вопросами, нужно ли им это, а если да, то в каком виде, во сколько обойдется и что необходимо учесть, дабы не получить лишнюю головную боль вместо выгоды.
Предположим, ИТ-подразделению предприятия необходимо реализовать новый проект, в результатах которого заинтересованы, в первую очередь, бизнес-руководители. Топ-менеджмент гарантирует необходимое финансирование, но при планировании выясняется, что воплотить проект в намеченные сроки практически невозможно. Основная проблема кроется не в отсутствии финансов, а в недостатке времени ИТ-специалистов, которые полностью загружены текущими задачами. В такой ситуации хотя бы раз оказывались ИТ-подразделения любого предприятия. И все чаще для выхода из нее принимается решение не о наборе дополнительного персонала, а о реорганизации схем работы ИТ-специалистов. Только вот с чего начать?
Очень часто возникает соблазн начать с передачи на аутсорсинг рутинных функций поддержки ИТ-инфраструктуры, тем более что на рынке достаточно сервисных центров, предоставляющих необходимые услуги сервисной поддержки и аутсорсинга отдельных задач или процессов. Но такие попытки зачастую обречены на провал. Почему? Попробуем разобраться.
При первом же обращении в любой сервисный центр возникают вопросы, ответы на которые помогают определить состав конкретного пакета услуг и его стоимость. Если речь идет о сервисной поддержке оборудования или программного обеспечения, вас попросят предоставить следующую информацию:
- конфигурация оборудования или программ (точные спецификации);
- ключевые даты заказа, поставки, инсталляции;
- точное местонахождение элементов ИТ-инфраструктуры;
- периоды наибольшей и наименьшей нагрузки;
- степень зависимости бизнеса от работоспособности оборудования или ПО в периоды с разной нагрузкой;
- оценка убытков в случае неработоспособности оборудования или ПО в периоды с разной нагрузкой.
Если оборудование или программное обеспечение, которое предполагается отдать на внешнее обслуживание, напрямую влияет на работоспособность других элементов ИТ-инфраструктуры, то пригодятся следующие сведения:
список взаимосвязанного оборудования или ПО;
степень зависимости бизнеса от работоспособности каждого элемента из перечня взаимосвязанного оборудования или ПО;
оценка убытков в случае неработоспособности каждого элемента из списка взаимосвязанного оборудования или ПО в периоды с разной нагрузкой.
  
 
рис - Взаимное влияние ITSM-процессов и потребляемых услуг ИТ-аутсорсинга  

Казалось бы, понятные и естественные вопросы, однако, как показывает практика, получить ответы на них в приемлемые сроки зачастую сложно или даже невозможно. Бывает, что нет данных о конфигурациях элементов ИТ-инфраструктуры, а порой — о взаимосвязях и взаимовлиянии этих элементов (что от чего зависит, сказывается ли простой одного элемента на работоспособности другого или его производительности, смогут ли работать при этом ключевые приложения). И уже совсем «норма» — отсутствие оценки потенциальных убытков в случае простоя оборудования или ПО. Предприятий, регулярно проводящих такую оценку, — единицы.
Если же речь идет о передаче внешним поставщикам целого ряда задач, ныне выполняемых вашими ИТ-специалистами, то вопросы будут более серьезными.
Какие работы/задачи/процессы планируется отдать на аутсорсинг?
Какие работы сейчас не выполняются или выполняются по остаточному принципу?
Существуют ли регламенты выполнения работ, которые намечено передать на аутсорсинг?
Как будет организован доступ специалистов-аутсорсеров в помещения вашего предприятия и к необходимым элементам ИТ-инфраструктуры?
Каковы пожелания по взаимодействию с вашими ИТ-специалистами?
Чем больше таких вопросов останутся без ответов, тем больше вероятность того, что вам предложат услуги, которые не отвечают в полной мере потребностям вашего предприятия и которыми вы, в конечном счете, будете недовольны. Если же для ответа на вопросы и формулировки четких требований к ИТ-аутсорсингу потребуются инвентаризация и формализация текущей работы ваших ИТ-специалистов, то выход один — сначала оптимизировать базовые процессы управления ИТ-услугами, то есть запросами и инцидентами, проблемами, конфигурациями, изменениями и уровнями ИТ-сервисов.
Действительно, первое, что осуществляется при оптимизации ITSM-процессов, — описание ИТ-инфраструктуры и деятельности ИТ-специалистов «как есть». При наличии таких данных можно начинать переговоры о передаче части работ на аутсорсинг. При дальнейшей оптимизации процессов управления ИТ-услугами долю работ, выполняемых внешними специалистами, можно планомерно увеличивать.
В табл. 1 указаны ITSM-процессы, которые обеспечивают наличие и доступность львиной доли информации, необходимой для определения состава и стоимости услуг ИТ-аутсорсинга именно для вашего предприятия.
Если уже при первом обращении в сервисный центр вы можете ответить на все вопросы или знаете, кто из ваших ИТ-специалистов способен это сделать достаточно быстро, то можно утверждать: процессы управления ИТ-услугами на вашем предприятии отлажены и достигли достаточно высокого уровня зрелости. В таком случае взаимовыгодный контракт будет заключен достаточно быстро, поскольку вы без особых трудностей преодолеете основные этапы перехода к ИТ-аутсорсингу:
- формализацию высокоуровневых ожиданий от ИТ-аутсорсинга и расстановку приоритетов среди них;
- определение списка, состава и ключевых параметров ИТ-услуг, которые желательно передать на аутсорсинг;
- определение потенциальных поставщиков, оказывающих необходимые вам ИТ-услуги;
- определение состава требующихся услуг ИТ-аутсорсинга и их стоимости;
- определение целесообразности использования предлагаемых внешними поставщиками услуг ИТ-аутсорсинга по критерию цена/качество;
- подготовка договоров с внешними поставщиками, которые позволят избежать многих проблем и заложить фундамент эффективного сотрудничества.

Услуги ИТ-аутсорсинга также оказывают влияние на внутренние процессы управления ИТ-сервисами, подчас инициируя следующий этап их оптимизации. Это происходит потому, что одним из условий успешной передачи услуг на аутсорсинг является наличие формализованных и согласованных схем взаимодействия ваших ИТ-специалистов с сотрудниками внешних поставщиков. Такие схемы должны не только отражать правила работ и параметры, по которым оценивается качество их выполнения, но и создавать необходимые условия для учета изменений, обеспечиваемых аутсорсерами. Как минимум, нужно четко определить, кому из ваших сотрудников, насколько часто и в какой форме будет передаваться информация обо всех изменениях в ИТ-инфраструктуре, в том числе в настройках ПО и схемах подключения оборудования.
Таблица 1. ITSM-процессы как источник информации для ИТ-аутсорсинга  
 
Организация взаимодействия с внешними поставщиками повлечет за собой новые требования к процессам управления ИТ-услугами, которые будут различаться в зависимости от того, передаются ли на аутсорсинг отдельные задачи или целые процессы. В табл. 2 отражены ориентировочные требования при передаче на аутсорсинг отдельных работ или задач.
Таблица 2. Требования к ITSM-процессам при использовании ИТ-аутсорсинг  
 

Задуматься о том, как будет строиться взаимодействие с внешними поставщиками ИТ-услуг, необходимо как можно раньше, например — одновременно с принятием решения о передаче части работ на аутсорсинг. Если же вопрос взаимодействия не будет детально проработан при заключении контракта, вы рано или поздно потеряете контроль над текущим состоянием ИТ-инфраструктуры. Данные конфигурационной базы постепенно устареют, статистика по событиям в ИТ-инфраструктуре не будет отражать полной картины, станут невозможными полноценный анализ имеющихся и потенциальных проблем, а также своевременное планирование изменений, необходимых для их устранения. В конечном счете это приведет к проблемам в управлении ИТ-инфраструктурой и к недовольству самой идеей использования аутсорсинга.
Для того чтобы избежать головной боли при переходе на услуги аутсорсинга, нужно еще до заключения контракта учесть требования к внутренним процессам управления ИТ-услугами (см. табл. 2), что позволит:
упростить взаимодействие с внешними поставщиками ИТ-услуг, особенно при возникновении внештатных ситуаций;
постоянно контролировать состояние ИТ-инфраструктуры и ее отдельных элементов. Это даст возможность в любой момент привлечь к работам собственных специалистов или других внешних поставщиков, в сжатые сроки предоставив им максимум необходимой информации;
контролировать качество ИТ-услуг, предоставляемых внешними поставщиками.
Особенно важна перестройка ITSM-процессов при передаче на аутсорсинг не отдельных задач ИТ-подразделений, а процессов, оказывающих непосредственное влияние на бизнес-процессы. Таким образом, оптимизация ITSM-процессов и использование ИТ-аутсорсинга — это тесно взаимосвязанные процессы. С одной стороны, успех ИТ-аутсорсинга возможен лишь при определенной степени зрелости процессов управления ИТ-услугами, а с другой, ИТ-аутсорсинг является постоянным стимулом к оптимизации ITSM-процессов (см. рисунок). Такое взаимовлияние обеспечивает эффективное управление ИТ на вашем предприятии, определяя оптимальный объем передаваемых на аутсорсинг ИТ-услуг.

Елена Зеленина (lzelenina@ot.ru) — ведущий инженер-конструктор отдела перспективных направлений компании «Открытые Технологии» (Москва).