Во условиях трудной финансовой ситуации необходимо упростить процесс и максимально уменьшить затраты. Объективный анализ бизнес процессов вашего предприятия поможет выделить области, которые могут быть реструктурированы.

• Проанализируйте бизнес процессы. Проследите движение некоторых документов через весь процесс. Задайтесь следующими вопросами:
  • Кто что именно делает?
  • Сколько времени занимает каждый этап?
  • Где возникают проблемы и узкие места?

Результаты анализа могут быть представлены в виде схемы. Упрощенный вариант приводится ниже.

• Проанализируйте информацию, на которой построен Ваш бизнес. Задайте себе следующие вопросы:
  • Функциональная роль каждого документа: какие документы необходимы?
  • Дублирование: имеются ли одинаковые отчеты, подготовленные разными отделами/сотрудниками?
  • Имеют ли отделы или сотрудники достаточный доступ к необходимой информации для обеспечения максимально эффективной работы?
• Обратите внимание на неэффективные элементы администрирования, такие как:
  • Излишняя проверка документов.
  • Функции, которые можно объединить: сколько печатей должно быть на документе?
• Обратите внимание на "неоптимальные" действия.
  • Формируются ли на каком-либо этапе узкие места или скопления нерешенных проблем?
  • Есть ли вероятность нарушений должностных инструкций? Например, лучше разделить функции, связанные с денежными платежами и поступлениями, и ограничить число людей, ответственных за закупки.
• Оптимизируйте организационную структуру. Объедините или наоборот расширьте процессы/должности/отделы. Пересмотрите должности для оптимизации процесса.
  • Осуществите перестановку кадров по мере необходимости.
  • Сократите/увеличьте по мере необходимости количество рабочих мест.
  • Если необходим перевод персонала, рассмотрите возможности их обучения или переквалификации.
  • Каковы в действительности обязанности каждого из сотрудников? Опишите функции каждого из сотрудников, но не только те, которые перечислены в договоре или должностной инструкции.

В условиях финансового кризиса особенно важно разработать четкую систему мотивации работников, используя как материальные, так и моральные стимулы.

Материальные стимулы должны проводиться через четкую систему оплаты труда, жестко привязанную к индивидуальным результатам труда каждого работника. Такую систему целесообразнее всего можно внедрять через систему аттестации, при которой перед каждым работником ставятся определенные финансовые цели, круг производственных обязанностей и конкретные сроки, выполнение которых проверяется. Очень важно ввести такие критерии при аттестации, как привнесение в компанию нового бизнеса. Успехи в этом направлении должны отмечаться особо и вознаграждаться дополнительно. Система аттестации также очень полезна в случае необходимости сокращения штатов, так как она позволяет наиболее объективно обосновать критерии причин для увольнения. Мы считаем, что аттестацию следует проводить не реже, чем раз в шесть месяцев.