Внедрение ERP-систем и оценка зрелости организации
Лев Бондаренко, старший консультант ООО «БДО Юникон Консалтинг» 24.08.2004
Введение
Сегодня в мире насчитывается множество различных информационных систем 1 , применяемых в хозяйственной деятельности предприятий. Практически каждое современное предприятие в той или иной степени использует возможности ЭВМ. Такое распространение компьютерных технологий нашло свое отражение в распространении и развитии научных дисциплин, таких как информатика и производных от нее. Однако экономические науки до определенного момента развивались автономно от информатики. С появлением первых бизнес-приложений (программного обеспечения для организаций, используемых в процессе управления) потребность бизнеса в информационных системах стала увеличиваться, что в конечном итоге привело к созданию Комплексных Информационных Систем. Количество внедрений подобных систем в мире составляет несколько тысяч, что в ряду других факторов, дало толчок новому развитию экономической мысли на стыке экономики и информатики.
Мы рассмотрим как раз аспект взаимодействия двух сфер деятельности предприятия – ведение бизнеса (т.е. организацию основных и вспомогательных бизнес процессов) и поддержку бизнеса при помощи информационных технологий. На наш взгляд для оценки взаимодействия этих двух сфер деятельности предприятия можно определить характеристики, множество которых можно назвать степенью зрелости организации. Особенно эта проблема актуальна для внедрения и эксплуатации комплексных систем управления (ERP систем). Определим более полно, что мы будем понимать под степенью зрелости организации с позиции внедрения систем такого класса.
Понятие ERP системы
Термин ERP (enterprise resource planning – англ.) – комплексное планирование ресурсов предприятия, появился как стандарт программного обеспечения в конце 80-х годов прошлого века. Системы такого класса в русском эквиваленте называются «Комплексные системы управления». Появлению таких систем способствовали развитие информационных технологий и соответствующие изменения в характере ведения бизнеса.
Таблица 1. Изменения в ИТ и их значение 2 
Таким образом, мы видим, что появлению комплексных систем способствовал синергетический эффект на стыке развития информационных технологий и бизнеса. Понятие ERP системы включает в себя следующие составляющие:
1) Функциональное наполнение
2) Методология управления
3) Информационные технологии
Отдельный аспект рассмотрения – внедрение ERP систем и управление проектом внедрения. Этот процесс, как мы увидим далее, во многом связан со степенью зрелости организации.
Таблица 2. Изменения условий ведения бизнеса и их значение 3
Функциональное наполнение ERP систем
На сегодняшний день существует определенная путаница при определении понятия ERP системы. Это связано в частности с тем, что разные производители программного обеспечения по-разному осуществляют функциональное наполнение своих продуктов. При этом все заявляют, что их система соответствует стандарту ERP. Тем не менее, авторы теоретических работ,сертифицированные APICS 4,предлагают следующий список обязательных составляющих компонент ERP-системы (схема 1)
Рисунок 1. Компоненты ERP системы
Базовая функциональная составляющая ERP – понятие Планирования Потребностей в Материалах – ППМ (MRP – Material Requirements Planning) и понятие Планирования Потребностей в Мощностях (CRP – Capacity Requirements Planning). Данные методологии достаточно подробно изложены в учебниках APICS и других источниках.
Рис.2 Замкнутый цикл планирования в ERP системе
Технологии, используемые в ERP системах, позволяют предприятию получать интегрированную (полную) актуальную и достоверную информацию о деятельности предприятия. На основании этих данных возможно бизнес-планирование и бизнес-перепланирование. Обязательным является наличие обратной связи (замкнутого цикла), позволяющего проводить план-факт анализ в нужных разрезах, для принятия более качественных управленческих на всех уровнях.
В конечном итоге ERP система должна быть органичной компонентой стратегического планирования.
Информационные технологии
Очевидно, что предприятие, внедряющее у себя системы класса ERP, должно иметь определенный набор информационных технологий и достаточное количество ресурсов для их поддержки.
Основные технологии, используемые в ERP системах:
• Объектно-ориентированный дизайн приложения и объектно-ориентированное программирование
• Реляционные базы данных
• Архитектура клиент-сервер (может быть как двухзвенная, так и трехзвенная - с использованием отдельного сервера приложений и отдельного сервера базы данных)
Дополнительно могут присутствовать следующие технологии:
• EDI (electronic data interchange) – возможность построения связей между ERP системами у контрагентов
• E-Commerce (электронная коммерция) – взаимодействие поставщиков и покупателей при помощи интернет-технологий
• Хранилища данных и OLAP-технологии (on-line analytical processing) – возможность исследования данных на различных уровнях агрегирования, построения отчетности для принятия решений.
Внедрение ERP систем и оценка зрелости организации
Для нашего анализа наиболее важным является тот факт, что методология ERP (так же как и программные продукты данного стандарта) подразумевает набор достаточно жестко определенных бизнес процессов. В противном случае невозможно построение единого автоматизированного замкнутого цикла планирования на предприятии. Внедрение таких систем зачастую требует от предприятия одновременно проводить проекты реинжиниринга бизнес процессов, что связано с достаточно сложным управленческим консультированием, опыт которого имеют относительно небольшое количество, как правило, крупных консалтинговых компаний. Особенно проблема реинжиниринга актуальна для внедрений ERP систем в России.
Внедрение информационных систем различной степени сложности на промышленных предприятиях давно уже стало темой исследований как с теоретической так и с чисто прикладной управленческой точки зрения. Интерес с экономико-математической точки зрения представляет возможность построения модели оценки эффективности подобных внедрений. Нередко сами представители предприятий обращаются с просьбой проведения такого анализа после или в процессе внедрения к специализированным консалтинговым фирмам. Сложность заключается в неоднозначности оценки затрат на внедрение информационных систем и выгод, получаемых от внедрения. Наиболее сложной представляется оценка выгод и затрат для комплексных бизнес систем. К системам такого класса можно отнести системы стандарта ERP.
Расчет эффективности любого финансового вложения в общем случае можно представить в виде тривиальной формулы:
Е = B / C
Где В – суммарные выгоды от внедрения (Benefits), С – суммарные издержки внедрения (Costs).
Данная формула может усложняться в зависимости от включаемых в модель факторов, учета эффекта дисконтирования и т.д. Такой же формулой можно воспользоваться и для расчета эффективности внедрения информационной системы.
Экономическая теория в значительной степени продвинулась в оценке знаменателя – С. Для расчета затрат связанных с внедрением информационной системы используется модель ССВ 5 (модель совокупной стоимости владения ИТ сервиса или информационной системы в целом) или модель ФСА (функционально стоимостного анализа).
Выгоды от внедрения информационной системы совершенно не очевидны. Дело в том, что информационная система оказывает опосредованное влияние на бизнес и вычленить связь между использованием информационной системы и функционированием бизнеса зачастую не представляется возможным. В ряде случаев для оценки выгоды от внедрения той или иной информационной системы используется модель КПР (ключевых показателей результативности).
Необходимо, тем не менее, подчеркнуть, что, как уже упоминалось выше, внедрение ERP систем практически всегда сопровождается реинжинирнгом бизнес процессов 6 В таких случаях вышеперечисленные модели теряют смысл, т.к. изменяются исходные метрики, в рамках которых функционируют первые. Например, при реинжиниринге бизнес процессов меняются стоимостные и другие характеристики бизнес процессов, что делает невозможным применение ФСА и КПР.
Динамика ССВ также неоднозначно отражает эффект от внедрения информационной системы. Очевидным является тот факт, что внедрение информационных систем на разных предприятиях может проходить с различной степенью успеха. Под «степенью успеха» мы понимаем достижение целей проекта внедрения в установленные сроки. Если проект завершен в неустановленные сроки, то, очевидно, заказчик внедрения недополучает выгоды от внедрения, что сказывается на экономических показателях проекта (окупаемость, чистый приведенный доход и пр.).
Факторов, оказывающих влияние на внедрение информационных систем, достаточно много. Например, практика внедрения ERP системы Microsoft Axapta компанией БДО Юникон Консалтинг показала, что внедрение автоматизированной системы на предприятии, где достаточно внимания уделено обучению ключевых пользователей и управлению ожиданиями, будет проходить значительно проще, чем на предприятии, где руководство недооценивает данный фактор. Однако этот фактор не единственный, оказывающий влияние на процесс внедрения.
Среди всего множества таких факторов мы выделим определенное подмножество, которое назовем степень зрелости организации. Степень зрелости организации достаточно широкое понятие. В данной работе мы будем рассматривать ее с точки зрения внедрения информационных систем. Первые официальные исследования в данном в данном направлении проводились Институтом Исследований в области Разработки Программного Обеспечения (Software Engineering Institute, Pittsburg, US). Целью создания самого института была организация исследовательской работы для оптимизации процесса разработки нового программного обеспечения. Появление в начале 80-х годов персональных компьютеров наложило высокие требования на используемые программы, что и послужило причиной для начала подобных исследований.
Основной проблемой разработки программного обеспечения является изменчивость внешней среды – окружения, для которого разрабатывается программный продукт. Довольно часто организация просто не в состоянии адаптировать новую систему в виду того, что процессы внутри организации непредсказуемо изменяются за время разработки.
Подобная «непредсказуемость» изменений процессов организации была формализована при помощи модели зрелости процесса производства программного обеспечения (МЗПППО). Англоязычный эквивалент – СММ (Capacity Maturity Model) 7 . В соответствии МЗПППО выделяют 5 уровней зрелости:
1) Начальный уровень (initial) (процессы организации носят стохастический характер)
2) Повторяемый (repeatable) (уровень, на котором процессы организации начинают развиваться циклично)
3) Формализованный (defined) (уровень, на котором структура организации оптимизируется для управления процессами)
4) Управляемый (managed) (уровень, на котором устанавливаются качественные и количественные метрики, позволяющие контролировать процесс разработки программного обеспечения)
5) Оптимизируемый (optimizing)
Для перехода с уровня на уровень модель предполагает серию мероприятий, направленных на стабилизацию и контроль окружающей среды 8 . В конечном итоге повышение зрелости организации значительно снижает риски внедрения нового программного продукта (см. рис. 1).
Рисунок 1. Уменьшение рисков внедрения при увеличении уровня зрелости.
Если в организации нет процессов как таковых или они не формализованы, то такую организацию можно отнести к начальному уровню зрелости. Этот уровень характеризуется полной непредсказуемостью окружающей среды. В такой ситуации управление происходит по методу «латания дыр». Разработка программных продуктов осуществляется в тех областях и на тех этапах, которые наиболее актуальны на данный момент. Фактически организация всегда находится в кризисной ситуации, мобилизуя ресурсы для решения текущих проблем. Постановка задач, программирование и тестирование осуществляются «на лету». Подобная практика приводит к тому, что проект очень сильно завязан на задействованных человеческих ресурсах. Действительно, быстрая обработка «горящих» ситуаций, отсутствие целостной системы фактически не позволяют формировать проектную базу знаний. Вся информация находится в голове у соответствующего исполнителя. Его уход из проекта в таком случае может фактически спровоцировать значительное увеличение затрат по проекту или даже привести к остановке внедрения. Проектный опыт не документируется, что приводит к тому, что организация не учится на своих же ошибках. Каждый новый проект характеризуется высокой трудоемкостью, т.к. люди заняты на решении всех проблем единовременно. Каждое внедрение воспринимается как подвиг, вероятность повторения которого в следующем внедрении чрезвычайно мала. Для стабилизации необходим набор определенных организационно-управленческих мероприятий, нацеленных на контроль деятельности предприятия, формализации бизнес процедур и процессов.
Самым сложным для предприятия является переход от первого уровня зрелости ко второму. На этом этапе изменяется процесс управления организацией. Каждый бизнес процесс периодически анализируется и пересматривается. Организация переходит от спонтанного управления к попроектному - устанавливаются регламенты проведения проектов, ведется документация. Основная задача – возможность использования старого, накопленного на других проектах опыта при выполнении новых.
Одновременно формализуется процедура контроля. Устанавливаются планы-графики работ, рассчитываются издержки. В конечном итоге управление проектом сводится к достижению четко поставленных и понятных всем участникам проекта задач. Решения принимаются на основании стандартных методов, а не при помощи интуиции. По оценкам Института Исследований в области Разработки Программного Обеспечения от 5 до 10% организаций в мире, занимающихся разработкой и внедрением программного обеспечения, находятся на втором уровне зрелости. Основные процессы, присущие данному уровню:
• Управление требованиями к программному продукту (Requirements management)
• Планирование проекта разработки и внедрения программного обеспечения (Software project plаnning)
• Отслеживание фактического выполнения проекта (Software project tracking and oversight)
• Контроль качества программного продукта (Software quality assurance)
• Управление конфигурациями программного продукта (Software configuration management)
• Управление работой подрядчиков (Subcontractor management)
На третьем уровне зрелости в организации происходит институализация процедур, установленных на втором уровне. Оптимизируется процесс управления не отдельным проектом, а организацией в целом. Также на этом уровне зрелости происходит значительное повышение производительности труда специалистов, которые имеют возможность воспользоваться стандартными наработками, полученными за счет использования накопленного организацией опыта, при работе с любым новым проектом. При этом минимизируются затраты на кастомизацию, т.е. затраты, связанные со спецификой данного проекта, требующие отклонения от стандартного процесса.
На третьем уровне зрелости в организации появляется новая структурная единица – тренинговый центр. Основная задача тренингового цетнра – обеспечение механизмов сохранения и передачи знаний внутри организации. Фактически база знаний рассматривается как ресурс, необходимый персоналу для того, чтобы эффективно выполнять возложенные на него обязанности.
Еще одна новая структурная единица организации на этом этапе – группа управления процессами разработки ПО. Группа занимается отслеживанием развития процессов, их оптимизацией.
На этом этапе организация преследует две цели: стандартизация и устойчивое развитие процессов. Это достигается за счет повторяемости процессов, достигнутой на уровне 2, и соответствующей формализованной структуры организации, где четко установлены обязанности каждого члена организации и/или структурной единицы в процессе разработки программного продукта. По оценкам Института Исследований в области Разработки Программного Обеспечения от 3 до 7% организаций в мире соответствует данному уровню зрелости.
Для этого уровня выделяют следующие основные мероприятия:
• Формализация процессов с позиции организации в целом
• Организация тренинговых центров (центров управления базами знаний)
• Организация интегрированного процесса управления разработкой программного обеспечения
• Координация действий различных структурных единиц
• Проведение экспертных оценок
