I
Несколько советов по эффективному контролю затрат

1. Учитывайте затраты, и их станет меньше. Иногда можно сократить расходы, просто начав их учитывать. Замечено, например, что когда компания начинает регистрировать исходящие междугородные и международные звонки своих сотрудников по дате, времени и цели, общее количество звонков снижается за счет уменьшения звонков по личным делам сотрудников.
2. Сделайте сотрудников своими единомышленниками. Объясните сотрудникам необходимость снижения расходов. Дайте им понять, что вы цените их предложения по экономии средств.
3. Классифицируйте свои затраты по степени зависимости от объемов производства. Большинство систем учета подразделяют затраты на постоянные и переменные. Переменные затраты (сырье, прямые трудовые затраты и т.п.) непосредственно зависят от объема произведенной продукции. Постоянные затраты (зарплата управленческого персонала, командировочные расходы, счета за общее энерго-, тепло- и водоснабжение и т.п.), как правило, не зависят от объемов производства.
   Некоторые компании также классифицируют переменные затраты в зависимости от того, насколько легко их удается корректировать, когда меняется производственная активность. Например, прямые затраты на материалы растут или падают, почти автоматически реагируя на изменения объемов производства. А вот прямые трудовые затраты можно скорректировать, только если руководство примет соответствующие меры (сокращение штата, сокращение зарплат, и т.д.). С другой стороны, затраты на аренду помещения руководству вряд ли удастся сократить в ответ на падение объемов производства.
4. Классифицируйте затраты в зависимости от того, насколько легко их можно корректировать, используя альтернативные решения.
5. Отслеживайте не только структуру затрат, но и причины возникновения этих затрат в компании. Это поможет вам предпринять необходимые действия непосредственно по ликвидации причин нежелательного роста затрат. Так, если растут представительские расходы, полезно четко понять почему сотрудники тратят деньги компании в дорогих ресторанах: потому, что компания активно расширяет клиентскую базу, и растет число подписанных контрактов, или потому, что просто ослаблен контроль за использованием представительских средств.

II
Три шага к снижению затрат

1. Классифицируйте ваши затраты по четко обозначенным категориям. Например - затраты на сырье и материалы, оплату труда, все прямые производственные затраты за исключением затрат на оплату труда, общехозяйственные расходы за исключением затрат на оплату труда.
   Пример классификации затрат приведен в Приложении 1. Анализ Затрат и Прибыли.
2. Сосредоточившись на наиболее значительных затратах, определите какие затраты должны быть скорректированы.
3. Спланируйте и осуществите снижение затрат.
   Общие подходы к снижению затрат приведены в Приложении 2. Девять подходов к снижению затрат.
   Ниже обсуждаются некоторые конкретные приемы сокращения затрат.

III
Приемы снижения затрат

1. Сокращение затрат на оплату труда

Действующее российское трудовое законодательство позволяет компаниям сокращать как количество сотрудников, так и их заработную плату. Рекомендации по снижению трудовых затрат приведены в Модуле 5 "Кадровые вопросы и вопросы, связанные с оплатой труда".

2. Сокращение затрат на сырье и материалы
Для сокращения затрат на покупку сырья и материалов Компания может сделать следующее:

• Пересмотреть в свою пользу условия контрактов с существующими поставщиками.
• Найти новых поставщиков
  Пример: компания может заменить импортные материалы на аналогичную продукцию отечественного производства; установить прямые отношения с производителями материалов, либо сократить число посредников; заключить договора с поставщиками предлагающими наиболее выгодные условия.
• Использовать менее дорогие компоненты, где это возможно. Компания может даже внести конструктивные изменения в выпускаемую продукцию для того, чтобы иметь возможность перейти на новые материалы.
  Пример: производитель кондитерских изделий перешёл на новую упаковку, поскольку ранее она изготавливалась из импортных материалов, которые стали слишком дорогими после девальвации рубля.
• Помочь поставщикам снизить свои затраты.
  Пример: крупный Российский производитель макаронных изделий успешно сотрудничает с местными фермерами, помогая им снижать затраты и тем самым обеспечивая для себя низкие закупочные цены на пшеницу.
• Осуществлять закупки материалов совместно с другим покупателем у одного поставщика.
  Пример: две торговые компании могут производить совместную закупку для того, чтобы получить скидку за объем.
• Производить необходимые материалы самостоятельно.
  Пример: предприятие по производству жалюзи стало изготавливать больше число компонентов самостоятельно, когда девальвация рубля сделала закупку этих компонентов за рубежом экономически необоснованной.
• Внедрить ресурсосберегающие технологические процессы, которые позволяют экономить на стоимости сырья. Советский лозунг "Экономика должна быть экономной" сохраняет свою силу и в нынешних условиях.
  Пример: компания по производству прохладительных напитков смогла снизить свои затраты на производство тары на 30 процентов, перенастроив машину для производства пластиковых бутылок таким образом, чтобы она могли использовать более легкие (и как следствие менее дорогие) заготовки для изготовления бутылок прежнего размера.
  Примеры организации более эффективного управления производственными процессами приведены в Приложении 3. Система Своевременного Пополнения Товарно-Материальных Запасов (JIT).
• Придать первостепенное значение процессу закупок сырья и материалов.
  Пример: вскоре после событий 17 августа 1998 г. компания - производитель продуктов питания перевела своих лучших менеджеров из отдела продаж в отдел закупок сырья и материалов. В результате компания смогла сохранить затраты на материалы почти на прежнем уровне, найдя новых поставщиков.
• Пересмотреть политику учета сырья и материалов с целью минимизации налоговых платежей. Методики учета приводятся в Приложении 8. Различные системы учета товарно-материальных запасов.

3. Сокращение производственных затрат.
Приведенные ниже вопросы можно использовать для оценки эффективности усилий по сокращению затрат.

• Арендные платежи
  • Может ли ваша компания пересмотреть условия действующего арендного соглашения?
  • Может ли ваша компания переехать в другое здание или помещение?
  • Может ли ваша компания отдать часть занимаемой площади в субаренду?
  • Не выгоднее ли вашей компании выкупить арендуемое помещение?
• Коммунальные платежи
  • Может ли ваша компания ввести более жесткий контроль за потреблением энергоресурсов?
  • Может ли ваша компания внедрить более экономичные процессы?
  • Может ли ваша компания перейти на новые условия оплаты коммунальных услуг?
    Пример: компания может оплачивать свои счета векселями, выпущенными самим производителем электроэнергии. Обычно такие векселя можно купить со скидкой.
• Ремонт и обслуживание оборудования
  • Может ли ваша компания отложить на длительный или хотя бы короткий срок некоторые работы по текущему обслуживанию оборудования?
  • Не выгоднее ли компании отказаться от услуг подрядчиков и ремонтировать оборудование своими силами, или же компании будет дешевле нанять для этого специализированную организацию, если текущее обслуживание осуществляется самой компанией?
  • Может ли компания договориться с нынешними подрядчиками об улучшении в свою пользу условий договора об обслуживании оборудования?
  • Может ли компания найти новых поставщиков сервисных услуг?
• Интеграция и дезинтеграция
  • Может ли компания снизить затраты за счет вертикальной интеграции с поставщиками или клиентами или за счет горизонтальной интеграции с другими производителями?
  • Может ли компания снизить затраты за счет расширения сферы своего бизнеса на другие звенья производственного цикла, отказавшись от сотрудничества со смежниками? Или наоборот - компании выгоднее сузить свою производственную сферу, уступив часть производственного цикла или вспомогательные работы другому производителю?

4. Сокращение затрат на рекламу продукции

• Пересмотрите свой рекламный бюджет:
  • Приносят ли реклама дополнительный доход превышающий рекламные затраты?
  • Существуют ли данные подтверждающие, что увеличение затрат на рекламу сочетается с повышением объема продаж?
• Сконцентрируйте ваш рекламный бюджет на наиболее эффективных видах рекламы.
• Проведите переговоры с вашим рекламным агентством с целью пересмотра условий договора в лучшую для вас сторону. В противном случае найдите рекламное агентство с более выгодными условиями.
• Изучите возможность оплаты рекламных услуг с помощью бартерных операций.

5 .Дополнительные меры по снижению затрат
Может ли компания снизить затраты, сократив расходы на:

• научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы?
• поддержание широкого ассортимента продукции?
• исследование рынка, рекламу и продвижение товаров или услуг?
• поддержание широкого круга клиентов?
• поддержание определенного качества услуг?
• тщательный отбор сырья и компонентов с определенными техническими характеристиками?
• оплату труда?
• повышение квалификации сотрудников?
• механизацию производственного процесса?
• организацию производства?
• сохранение существующей политики в отношении обслуживания техники и оборудования?
• скорость выполнения заказов?
• сохранение гибкости производственного процесса?
• поддержку каналов дистрибуции произведенной продукции?

6. Государственная поддержка
Может ли компания получить выгоду от какой-либо государственной программы поддержки предпринимательства путем:

• лоббирования принятия соответствующего местного и федерального законодательства
• получения льгот и субсидий
  Например, в целях поддержки малого предпринимательства Московское правительство создало Реестр субъектов малого предпринимательства (Приложение 4).

IV
Наиболее распространенные ошибки, совершаемые при сокращении затрат

1. Неверное определение наиболее важных статей затрат, подлежащих сокращению. Ошибки такого рода менее характерны для малых и средних предприятий, поскольку руководство таких предприятий, как правило, имеет хорошее представление о своих наиболее существенных расходах. Однако по мере расширения компании и усложнения ее бизнеса руководство может не заметить рост затрат на отдельных участках.
   Пример: компания концентрирует внимание на наиболее легко определимых затратах и не замечает существенные и часто неоправданные затраты, скрытые в статье "прочие расходы".
2. Неправильное определение носителей затрат предприятия.
   Пример: стремясь к низким производственным затратам на единицу продукции, компания может начать производить больше товаров, чем она может продать. В результате стремление снизить производственные затраты на единицу продукции может привести к их общему увеличению из-за перепроизводства. Вместо этого компании следовало бы сфокусировать внимание на сокращении общих производственных затрат.
3. Потеря индивидуальности и, как следствие, конкурентоспособности продукции компании, особенно, если отличительной чертой продукции являлось качество. Такое последствие сокращения затрат является для компании особенно пагубным. Хотя резкое сокращение затрат может в короткий срок увеличить прибыли компании, в долгосрочной перспективе оно нанесет ей непоправимый вред
   Пример: экономя на подборе и профессиональной подготовке персонала, магазин модной одежды, возможно, получит определенную выгоду. Однако такая экономия может подорвать престиж магазина и привести к потере клиентов.
4. Серьезное ухудшение отношений с вовлеченными в бизнес сторонами (поставщиками, сотрудниками компании) из-за чрезмерного "выкручивания рук"
5. Снижение затрат на важных участках ниже допустимого предела.
   Пример: без меры урезая трудовые затраты, компания может потерять ключевых сотрудников.
6. Непонимание механизма взаимозависимости затрат компании. Ведь иногда общего снижения затрат можно добиться, увеличив их на какой-то отдельный вид деятельности.
   Пример: увеличение командировочных расходов может привести к заключению контрактов с новыми поставщиками, продающими сырье и материалы дешевле, чем старые поставщики.